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July 29, 2011

「パスポートのコピーを認証して来てください」とは、どういうこと?

 クライアントからパスポートのコピーを認証する手続をしてくださいと、依頼されることがある。中国における駐在員事務所の首席代表の変更手続において、新任首席代表のパスポートのコピーに外務省及び駐日中国大使館領事の認証がなされたものが必要だという。

 これは、どういうことか?どういう手続が必要か?

 この場合の「認証」は、ある文書中の署名に相違がなく、かつ、押印が真実のものであることを証明することである。いわゆる公印証明である。したがって、当該文書の内容自体が、真正であることを保証するものではない。

 次に、注意すべきことは、パスポートのコピーに公印証明を受けるためには、まず、公証人は、外務省の通達によりパスポートのコピー自体には認証しないので、パスポートの内容を抽出して、かつ、それが真正であることを証明する旨の証明文書をパスポートの名義人が作成する。この証明文書は、私文書なので、私文書に公印証明を付するための手続に従うことになる。外務省のHPを参照のこと。

 まず、自己のパスポートのコピーに公印証明を取りたいものは、上記の証明文書にパスポートのコピーを添付して、日本の公証役場において、公証人の面前で、当該証明文書に署名及び押印する。東京都内の場合は、当該証明文書に公証人の署名・押印による認証がなされると同時に、その公証人の署名・押印が真実であるとの東京法務局長の記名・押印及びその東京法務局長の記名・押印が真実であるとの外務省の認証がなされる。

 次に、日本側の認証がそろった文書を中国大使館において、領事の認証を受けることになる。

 これで、「パスポートのコピーの認証」が完了する。

 注意すべきは、先に述べたように、公証人、東京法務局長及び外務省が、当該私文書の内容の真正自体を証明していないことである。もし、提出先の外国の官公庁が、内容の真正を証明するものまで求めているとすれば、これでは足らないことになる。

 それにしても、私文書の公印証明の手続は、面倒だ。書いていても、混乱してくる。おそらくこれを読んでも、すんなりとイメージできる人は少ないだろう。とにかく、一度、自分でやってみることだ。

 

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